COVID-19: Recomendaciones para trabajar y estudiar desde casa (en línea)

17 mar

Este documento es parte del comunicado El MDI y otras organizaciones de diseño, en tiempos del COVID-19.

Al final hay links para seguir si necesitan algún apoyo para avanzar en el trabajo y estudio en línea.

Defina el proceso de su migración desde lo presencial a lo remoto (en línea)

  1. Defina quién necesita estar presente físicamente y quién no. Por ejemplo, un operario de una máquina dobladora de chapa debe estar físicamente al lado de la máquina, pero las personas de Administración pueden trabajar en línea, quizás con una visita regular para retirar y entregar papeles físicos, si los hubiera. Seguramente un analista puede hacer todo en línea.
  2. Las personas que deban trabajar físicamente deben minimizar el contacto con otras personas y lugares comunes, y mantener las buenas prácticas preventivas (ver https://www.argentina.gob.ar/salud/coronavirus-COVID-19/recomendaciones-poblacion-situacion-epidemiologica):
    1. lavarse las manos frecuentemente con agua y jabón o alcohol en gel.
    2. Toser o estornudar sobre el pliegue del codo o utilizar pañuelos descartables.
    3. No llevarse las manos a la cara.
    4. Ventilar bien los ambientes de la casa y del lugar de trabajo.
    5. Desinfectar bien los objetos que se usan con frecuencia.
    6. No automedicarse.
  3. Analice, para estudiar y trabajar desde casa, qué necesita cada persona de:
    1. hardware (computadoras, conexión a internet, teléfono, etc.) y
    2. software (muy dependiente del trabajo, pero mayormente documentos compartidos, correo electrónico, mensajería instantánea y videoconferencia).

Prepare la infraestructura

Verifique si todas las personas tienen lo que necesitan:

  • ¿Tienen buena conexión a internet? En caso de no tener, ¿se puede pagar un abono extra para usar una conexión mejor?
    La conexión es fundamental. Si no hubiera una buena conexión a Internet, se puede mejorar temporariamente la existente. Pregunte al proveedor de conexión si puede subir de nivel por un mes. También puede usar una conexión de un teléfono celular (también llamado Punto de acceso o Compartir internet). En ese caso, probablemente se pase del abono mensual que tiene. Pregunte a la empresa telefónica si es posible ampliar el abono durante un mes por un cargo extra.
  • ¿Tienen una computadora y/o teléfono donde trabajar?
    Si la tiene, no hace falta más. Pero si no, debiera conseguir un equipo. En las ciudades hay gente que tiene computadoras y no las usa; no dude en pedirlas prestadas para poder avanzar en casa y reducir el contagio. Para tareas más breves o que no requieran una pantalla tan grande, considere si con el celular puede ser suficiente. Hoy en día la mayoría de los modelos son muy poderosos y pueden usarse con un teclado externo (conectado con Bluetooth) y hasta un monitor externo o TV.
  • ¿Tienen un lugar donde trabajar?
    A veces en casa puede ser difícil con la familia –más aún si los chicos no tienen escuela justamente para evitar contagios. Si las personas no tienen un lugar separado deben explicarles a los demás miembros de la familia que están en casa pero es como si estuviera trabajando. A los chicos se les puede mostrar a qué hora va a hacer una pausa o parar para estar con ellos, así pueden quedarse tranquilos. Quienes estén en pareja quizás puedan turnarse para tener espacios tranquilos. Si no tuviera lugar separado, considere crear una división virtual –por ejemplo mediante un biombo o cortina. En última instancia, considere ir a un espacio de co-trabajo (coworking).
  • ¿Tienen el software/programas que necesitan para hacer sus tareas?
    Este tema es más complejo ya que hay muchísimas posibilidades, pero en general hoy en día se puede acceder a casi toda la información a través de un navegador (browser) como Google Chrome, Firefox, Chromium o Safari.
    En algunos casos muy específicos, puede ser necesario un software especial para proteger la privacidad y seguridad, como una VPN (red privada virtual). Consulte para eso a un experto en redes o seguridad informática.

Comience con los trabajadores más fácilmente migrables al trabajo en línea

Como la idea es disminuir la probabilidad de contagio y para eso hay que alejar a las personas unas de otras, comience ya mismo con aquellas personas que pueden hacer trabajo remoto. No es necesario esperar a tener soluciones para todas las personas para hacer algo.

Incluso, si comienza rápidamente y disminuye la concentración de personal en oficinas, escuelas y otros locales, podría dejar que trabajen presencialmente si el espacio es suficiente para que estén a 1,5 metros o más entre ellas. Continúe con otros trabajadores que parezcan más difíciles de migrar.

Puede parecer que algunos trabajos son difíciles o imposibles de hacer de forma remota. Piense: ¿qué detiene a un trabajador o equipo de trabajar desde su casa? Un trabajador experimentado suele ser un experto en sus tareas. Busque ideas creativas junto a ellos sobre cómo podrían hacer el trabajo –o parte del mismo– remotamente.

Por ejemplo, si para cierto trabajo las personas necesitan consultar documentos que solo están disponibles en papel, puede hacer que pasen por la oficina cada cierto tiempo para retirar y devolver los documentos; también puede hacer que solo un miembro del equipo quede en la oficina y envíe los documentos de forma digital a cada uno de sus compañeros de equipo que los requiera.

Escale todo lo posible

Luego de unos días de ir probando y sumando personas a trabajar y/o estudiar remotamente, habrá pulido los temas más obvios. Ahora puede comenzar a sumar más personas que se integrarán con menos inconvenientes.

Comparta los aprendizajes y ajuste continuamente

Esto es un proceso que avanza día a  día (tanto el virus como el trabajo y estudio remoto).

Al terminar cada jornada laboral pregúntese:

  • ¿qué pasó hoy?
  • ¿Qué funcionó bien? ¿Por qué?
  • ¿Qué NO funcionó bien? ¿Por qué? ¿Cómo podríamos mejorarlo?

Discutan esto en equipo, y el próximo día ya pueden probar algo diferente a ver cómo sale.

Algunas recomendaciones para facilitar este proceso

  • Arme un grupo con sus pares para compartir y aprender juntos lo más rápido posible.
  • Comience lo antes posible y con la infraestructura y herramientas que tenga a mano (no espere a tener todo lo ideal) y aprenda a medida que avanza de lo que va sucediendo.
  • Fomente la autonomía y el análisis en las personas. De esa forma, en vez de multiplicar problemas y pesos multiplica personas con capacidad de solucionar.
  • Antes de una reunión en línea es muy importante chequear la configuración del micrófono y los auriculares, como así también la cámara en caso de ser necesaria su uso. Poder escucharnos claramente, sin ruido ambiente ni acople de ningún otro dispositivo, como también vernos y saludarnos acorta las distancias que implican el trabajo remoto.

Nuestra propuesta para ayudar en esta contingencia

A fin de ayudar a las organizaciones gubernamentales, privadas y sociales de todo tipo a moverse lo más rápido posible a estudiar y trabajar en casa, les proponemos:

 

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